Level Up! Verslas #8 – Technologijos

Naujausi technologiniai išradimai vs Galvos skausmas verslo savininkui, kai realiai įsivertina abu lazdos galus:

• kiek dar daug reikalinga/galiu išnaudoti iš to, kas įsigyta
• kaip viską darau senamadiškai, kai aplink tiek daug palengvinančių device’ų

Čia visada bus balanso paieškos.
Naujausias turimas įrenginys dirbs mažiau nei puse savo galimybių (Jau nusipirkot paskutinį išmanaus telefono modelį ir išnaudojat jo galimybes… kiek? 15% ar visus 25%? Galima būtų ir mokėti už jį tiek, kiek galimybių išnaudoji, tiesa?)
Tas pats ir su tuo pasenusiu būdu susivest klientų užsakymus į excel’iuką, kai žinai, jog daug geriau būtų viską susikelt į super protingą ActiveCampaign sistemą ir turėt ne tik CRM’ą, bet naujienlaiškių siuntimą savo duomenų bazei.

Aš visai be užslėpto juoko – Smulkaus/Vidutinio verslo savininkai nėra tech-guru (na, nebent Jūsų verslas ir yra start-up’as būtent tech srityje), tad visi šie dalykai ir bus su klausimais „Ar viską išnaudoju už ką moku?” / „Ar ne laikas atsinaujinti į patogesnį/našesnį?”

Tad kaip visur skubantis, verslą auginantis žmogus, galėtų ne tik naudotis technologijomis, bet ir pasirinkti tinkamiausią savo verslui, kad taptų dar labiau organizuotas ir ji(s) bei visa komanda?

Paruošiau tam gidą. Gimė jis iš visų „na, būtų gerai, kad…” kuomet kalbėjausi verslo koučingo pokalbiuose su verslų savininkais.

Pats tuo naudojuosi, tad žinau, kad veikia. Veikia ir kitiems, kas naudojasi tam, kad būtų labiau susitelkę. Nebūtinai naudoja tai, ką išvardinu (yra žymiau daugiau pavyzdžių), bet bent jau su esamais resursais gali „atrasti” sau daugiau laiko.

Šias mintis kviečiu prisiskirti prie bendros Jūsų technologijų sistemos.

Pirma: Inventorizacija

Tam, kad Jūs realiai „atrastumėt” daugiau laiko daryti svarbiausiems dalykams, yra būtina žinoti, kokia technologine/programine įranga Jūs apskritai naudojatės savo versle.

Technologinė įranga (hardware’as) – fiziniai įrenginiai, kuriuos naudojat (kompiuteris, telefonas, spausdintuvas, foto kamera ir t.t.)
Programinė įranga (software’as) – tai, kas yra „įkelta” į Jūsų technologinę įrangą (Microsoft word’as, Antivirusinės programos, interneto naršyklė ir t.t.)

Sakot tai nėra svarbu? Esu tai girdėjęs.
Geriausiai tai iliustravo vienas pokalbis su kepyklėlės savininku, kuris neturėjo laiko visam šiam „ūkiui”, nes apie 3-4 valandas per savaitę trynė el. laiškus, kad turėtų vietos kitiems laiškam.
Esu tikras, kad esate gavę pranešimą į savo pašto dėžutę, kad Jūsų laiško negali priimti, nes jo pašto dėžutė yra perpildyta.

Pora eurų per mėnesį, kad pasididint talpą, yra brangiau nei tos valandos, kurias verslo savininkas sugaišta, kol ištrina laiškus? Beje, o kiek kainuoja verslo savininko valanda?

Technologijų dalis yra lygiai tokia pati sistema, kaip ir finansinės ataskaitos ar pardavimai.

Aš naudoju paprastą „Numbers” failą ir jį galit parsisiųsti sau (tai Excel atitikmuo Mac’e ir man nereikia Excelio, kad už jį mokėčiau papildomai)

Antra: Priderinimas

Kiek Jūsų turima technologinė įranga gali „pavežti”? Kokią programinę įrangą galite naudoti?
Paprasti klausimai, bet jie lemia ar neprarandate laiko ir/ar pinigų, jei technologinė įranga nesuderinta su programine.

Visa tai turi susikalbėti tarpusavyje, kad galiausiai atitiktų net paprasčiausius pragmatiškumo principus.
Pavyzdys: buhalterinė įstaiga, 12-os buhalterių komanda, kiekvienai darbo vietai yra nešiojamas kompiuteris ir… keletas spausdintuvų. Nebrangių, nes juk nereikia išlaidaut.

Tai tapo įprasta po to, kai per nepilnus metus jie paaugo kone dvigubai, bet ne vienu metu. IT pardavėjas padarė gerą darbą – prie kompiuterio pasiūlė ir reikalingų komponentų. Taip atsirado papildomas spausdintuvas. Ir labai apsidžiaugė vienas kolega, kuriam visada atsiųsdavo reikalingus atspausdinti failus. Nuo tada jam siųsdavo mažiau. Galiausiai vienas spausdintuvas buvo priskirtas dviem darbuotojam.

Viskas tampa įprasta, kol neatsiranda mintis iš kito tiekėjo: reikėjo pakeisti tris kasetes ir jis atvežė visas tris vienodas! Na, nes gi „logiška” – pagalvojo jis. Ir tikrai būtų logiška. Dar logiškiau ir pragmatiškiau būtų turėti vieną spausdintuvą, kuriam nereikėtų tiek daug laidų, nes gi yra wifi ir jis vienas visiems tame ofise.

Kai viskas „išmėtyta”, tada lengva susipainioti. Regis taupoma vienoj vietoj, bet visumoj kaštai yra didesni, o ir laiko prarandama daugiau.
Ką įmonė padarė ir kaip gyvena dabar? Turi vieną spausdintuvą (su kopijavimo, skenavimo f-ja) ir vieną „atsarginį”, jei sugestų tas didysis. Toks apsidraudimas, dėl atsargumo (per beveik du metus dar to atsarginio nereikėjo panaudoti, bet maža ką). Likusius pardavė, pora jų – dovanojo.
Rezultate turi ir daugiau tvarkos, ir mažiau išlaidų.

Trečia: Online vieta

Veiksmas vyksta, bet nežinia, kur taisyti gedimus. Ganėtinai keista, kai vienas po kito pradėti projektai pridaro daugiau netvarkos. Kalbu apie tai, kad geras ženklas yra projektų didėjimas, verslo augimas, bet nėra gerai, kai nežinoma, kur kurie projektai „kabo debesyse”.

Esat matę, kai vienos įmonės el. pašto adresų galunės yra su įmonės vardu, su projekto vardu ir su gmail.com (ar kitu asmeniniu email’u)?
Koks įspūdis susidarytų? Patikimumo ir solidumo daug nepridės.

Ir nėra prasmės turėti pasiteisinimą, kad skirtingose serveriuose viskas patalpinta. Čia jau rezultatas to, kad viskas išbarstyta. Taip, esminis žodis yra „viskas”. Jei domenai yra patalpinti pas lietuvaičius, užėmusius globalias rinkas Hostinger.lt ar serveriai.lt iki GoDaddy.com, tai dar nereiškia, kad viskas yra puiku, jei nežinoma, kur koks domenas yra saugomas, kada laikas jį pratęsti ir pan.

Be šios informacijos Jūs nekontroliuojate savo virtualaus/online turto

Programos, kurias naudojate, gali būti labai lengvai prarastos (pasisavintos kitų), „uždaryti” Jūsų tinklalapiai ar e-pašto dėžutės. Tokių staigmenų nenori niekas.
Dėl to kviečiu paskirti tiek laiko, kiek reikės ir taip greitai, kaip tik galite, kad susirinktumėte visą online/virtualaus turto kontrolę į savo rankas. Pasirūpinkite, kad turit ne tik prisijungimą, bet ir admin’o teises. Būtent admin’o, nes kitu atveju – Jūs turit tik iliuziją, kad kontroliuojate savo puslapius, soc. paskyras, e-pašto dėžutes ir t.t.

Greitas sutikrinimas:

• Turiu tiesioginį prisijungimą prie įmonės internetinio puslapio
• Turiu prisijungimą prie domen’o
• Savo klientų duomenų bazės priėjimas yra pas mane (kiti gali gauti tik žemesnio lygio teises iš manęs)

Šis sąrašas nėra galutinis ir gali būti pratęstas, priklausomai nuo to, kokią dar programinę įrangą naudojate.

Atkreipkit dėmesį į tai, kad yra labai nemažai opcijų, kuomet daug paslaugų galima gauti iš vieno tiekėjo. Pavyzdžiui laiškam siųsti, prenumeratoriams rinkti, CRM’ui pildyti galima naudoti vieną ir tą patį „sofware’ą”. Paskutinius kelis metus naudojuosi ActiveCampaign ir tai yra labiausiai poreikius atitinkantis sprendimas.

Ketvirta: Palikti ar Atsisakyti

Kai padarysit inventorizaciją, pamatysit ir tai, ko tiksliai reikia greituoju metu, o ko iš sąrašo nepasigestumėt, jei ir neturėtumėt.

Tam reikalinga įsivertinti ir nuspręsti:

• Kaip konkreti technologinė ar/ir programinė įranga pasitarnauja Jūsų verslo tikslų siekimui? Pasižymėkite bet ką, kas trikdo veiklai.
• Kas iš turimų priemonių labiausiai didina produktyvumą? pvz.: ar reikalingas skeneris, jei tokią funkciją atlieka ir išmanusis telefonas su reikiamu apps’u?
• Kaip Jūsų komanda komunikuoja tarpusavyje? Kaip tai gali būti pagerinta, jei pastebit, kad kai kurios užduotis „pasimiršta”?
• Ar Jūs išvaistote laiką, naudodamiesi senomis kompiuterinėmis programomis? Ar kai kurių programų kaip tik labiausiai trūksta?

Įsivertinkite kartu su visa komanda, kiek ir kaip kiekviena naudojama technologija prisideda prie Jūsų paslaugos, produktyvumo, peliningumo. Jei per mažai ar visai neprisideda – atsikratykit tų technologijų, nes vėliau vysitės savo konkurentus, kurie tai padarys anksčiau ir verslo lenktynėse bus greitesni.

Penkta: Įsivertinkite kritiškai

Būna jausmas, kad reikalinga naujausia įranga? Lyg logiška būtų pastoviam atsinaujinimui. Atsargiai, nes tai yra spąstai.

Naujovių bus visada, bet visada reikalinga patikrinti ar tos naujovės yra būtinos Jūsų verslui. Taip, žinau tą norą visada būti priekyje.
Tam labai padeda klausimas: Ar mano verslas yra kuriantis technologijas ar jas naudojantis?

Jei Jūs naudojatės kitų sukuriamomis technologijomis, tai Jums tikrai nereikalinga turėti visada naujausią kūrinį. Aišku, jei tai yra tik atnaujinimas – tada viskas OK iki to lygio, kol atnaujinimai programinėje grandyje „telpa” į technologinę įrangą.
Net nespėsit pastebėt, kaip greitai būsit priversti keisti ir technologinę įrangą, nes pastoviai buvo vaikomasi naujausios programinės įrangos mados.

Tyrinėkite. Stebėkite, ką daro Jūsų konkurentai. Analizuokie ir KAIP jie tai daro. Įsigykite ką nors iš jų, pabūkite jų klientu, kad suprastumėt, kur esate geresni, o kur reikalinga pasitempti.
Pamatysit viską, kas yra naudojama, kad turėtų Jus, kaip klientą ir tada žinosite, kokias paslaugos/produkto aukštumas turite pasiekti ir… žinoma, aplenkti.
Juk Jūs geresni už konkurentus, tiesa?

Tokiuose tyrimuose yra daug naudos: pastebėsit, kad kai kur galit ir turit pagerinti savo paslaugos kokybę, o kai kur tą paslaugą gal bus labiau verta nusipirkti iš kitų tiekėjų, kad greičiau ir kokybiškiau aptarnautumėte savo klientą.
Taip turėsit ne tik jį, bet ir partnerių ratą.

Šešta: Saugumas

Sakot, kad greičiau yra atsiminti vieną slaptažodį? Greičiau. Ir Jums, ir tiems, kas nelinki Jums gero.

Prisijungimų kodai yra didelis reikalas. Jei tas pats kodas tinka ir sutartims, ir garantijoms, ir klientų duomenų bazei – tada su tokiu verslu dirbti labai nesaugu.

Ar galima apsisaugoti? Padidinti saugumą tikrai galima. Kodų sistemos tam ir sukurtos. Man labai pasiteisinusi LastPass sistema.

Tai dalis Jūsų verslo visumos. Jei su technologijomis nesusikalbėsit Jūs, Jūsų klientai ir Jūsų komanda – tai atsilieps svarbiausiems skaičiams. Kurie iš jų yra svarbiausi – rašiau šiame įraše, tai nesikartosiu.

Čia atkreipsiu dėmesį, kad su technologijomis turi būti supažindinta ir visa komanda. Kaip naudotis, kur rasti pagalbą, jei kas nors neveikia – viskas turi būti aišku ir paprasta. Nėra nieko graudžiau, kai visi sušoka tvarkyti kasos aparatą ar negali atidaryti failo, kuris atsiųstas į el-paštą.

Technologijos yra naudingos ir galingos tik tiek, kiek žmonės moka ir žino, kaip jomis naudotis

Septinta: Parenkite technologinę sistemą

Kai IT reikalus išmano tik vienas žmogus – čia jau tiksinti bomba. Įdomu dar ir tai, kad dažnas atvejis, kuomet tas žmogus net negali pasakyti, kaip tiksliai jis daro tai, ką daro ir gauna rezultatą, kurio ir reikia.

Jam tai kasdienis ir savaime suprantamas dalykas, bet tai nėra tai, kaip sukuriama ramybė verslo savininkui ir kitiems komandos nariams.
IT sistemos apsirašymas bus naudingas visiems.
Verslo savininkui tai sutaupys ir nervų, ir sukurs daugiau laisvo laiko (ei, juk daug verslų buvo sukurta tam, kad būtų turima daugiau laisvės, tiesa?)

Čia mes grįžtame prie pirmojo punkto – inventorizacijos. Šiek tiek kitokia ji, bet lygiai taip pat reikšminga ir reikalinga. Versle reikalingas ciklas IT sistemai. Kas metus, kas du ar tris. Jūs geriau žinote savo verslą, tad pagal tai ir darot sprendimus. IT ūkiui patinka tvarka, tik visa IT turi tarnauti Jūsų verslui, o ne Jūs IT sistemoms.

Susikurkite ciklą, kurio metu technologijos bus atnaujinamos taip, kad pastoviai visa IT sistema padėtų būti produktyvesniems.
Pakeiskite tai, kas sugadinta, veikia per lėtai ar pasenę, o reikiamą funkciją geriau atlieka kita programinė ar technologinė įranga.

Ir nepamirškite saugumu pasirūpinti.
Stebėkit ir tai, kas nauja IT rinkoje bei kaip tai pasitarnauja Jūsų įmonei.

Jei kuria vertę – at(si)naujinkite. Jei ne – sutaupykite pinigus, nes madinga ir nauja nebūtinai yra efektyvu ir prisideda prie pelno kūrimo.

Taip pat svarbu – apie technologijas reikalinga kalbėtis ir su savo komanda.

Tai, ko nežinot Jūs, gali būti įprasta kitiems. Taip ir komanda prisidės prie bendro tikslo, bus labiau įsitraukusi į procesą.

Tuo tarpu mėgaukitės verslumo kelione ir kilstelkite savo verslą į aukštesnį lygį / Level Up!

Visada esame tam, kad padėt. Prireiks – užpildykit šią anketą (jei kartais jos dar nesat pildę) ir mano komanda su Jumis susisieks, kad aptartų, kuo galime būti naudingi Jums ir Jūsų verslui.