Level Up! Verslas #2 – Sistemos

Dar daugiau naudos bus naudos apsirašius šias sėkmės sistemas. Ateityje jos ir toliau sistemingai generuotų dabar gaunamus rezultatus.
Maža to, tiksliai aprašytos sistemos padės Jums dalintis geriausia įmonės praktika su būsimais komandos nariais, kuomet reikės juos apmokinti Jūsų įmonės darbo specifikos.

pvz.: nėra būtina aprašyti proceso, kaip (sėdint, stovint, vaikštant) kalbėti su klientu, tačiau instrukcija, kad naujam klientui reikalinga paskambinti po poros savaičių, kai jis nusipirko Jūsų produktą/paslaugą ir pasiteirauti, kaip sekasi tuo naudojantis.
Tai padės kurti tvaresnį ryšį su klientais. Parodys, kuo dar galite būti naudingi ne tik jiems, bet ir jų verslo partneriams.

Iš kitos pusės – norimus matyti rezultatus galite tikėtis tada, kai įsivardinsit ir užsirašysit visą veiksmų procesą, kuris yra daromas ir kuris priveda prie to rezultato, kurį ir norite keisti.
Keisis veiksmai – keisis ir rezultatas. (SVARBU: veiksmai keisis, kai keičiasi mąstymas, bet apie tai plačiau dar dalinsiuos kitame skyriuje)

Sistemų vystymas, jų kūrimas, aprašymas, pritaikymas – pastovus mokymosi procesas.
Tai labiau susiję su mąstymo pokyčiu pačioje pradžioje nei pačiu „Kaip Veikia TAS ir TAS” dokumentų parengimu.

Draugiškas įspėjimas: jei pradžioje bus OK vien su tuo, kad pradėsit viską apgalvoti „sistemomis”, tai vėliau norėsit, kad geriausios Jūsų įmonės praktikos būtų aprašytos.
Dabar tai daug lengviau padaryti, nei tada, kai tos sistemos buvo „atkalamos” su spausdinimo mašinėle.

Sistemos yra tiesiog būdas, kaip kas nors atsitinka

Galvojimas sistemomis verslo savininkus išlaisvina nuo didžiosios dalies pasikartojančių reikalų sutvarkymų įmonėje.
Aprašytas, iškomunikuotas ir aptartas darbo veiklos modelis, sumažina klaidų tikimybę, pagerina klientų pasitenkinimą ir sukuria daugiau asmeninės laisvės, kuomet verslo savininkui (ar vadovui) nėra būtina kiekvieną kartą visiems aiškiniti, ką daryti.

Aprašytos veiklos sistemos yra sėkmingo verslo sudėtinė dalis, išbaigta bei standartizuota instrukcija, be kurios net nėra galimybės pagalvoti apie verslo pardavimą.
Pripažinkim, verslo savininko mintyse visada sukasi žodis „pardavimas”. Apie savo verslo pardavimą mintys gal ir nėra dažnos, bet labai dažnai jos tokios nėra, nes pati verslo sistema nėra iki galo išbaigta.
Beje, parduot verslą nėra būtina sąlyga, tačiau nežinoti savo verslo kainos…

Dauguma smulkiųjų verslų pradeda veikti be jokių savo veiklos/veikimo sistemų apsirašymų. Šiuose versluose yra vos kelis žmonės, kurie žino, kaip kas veikia. Įmonės savininkas dažniausiai žino didžiąją dalį procesų ir kai tik kas nors yra neaišku kitiems komandos nariams/darbuotojams, tai jie eina tiesiai pas jį. Paprasta ir įprasta praktika.

Kas iš to?

Smulkaus ir vidutinio verslo savininkai ir daro didžiąją dalį visų darbų, nes jie yra vieninteliai kurie ir žino visus „kaip” padaryti.

Kaip sukuriamos sistemos?

Nebūtų teisinga tikėtis, kad visą savo verslą galima sistemizuoti per vieną naktį.
Tiesa, to norisi iškart po to, kai bent vienas iš pasikartojančių procesų būna aprašytas. Tada jis tampa visiems aiškus ir praktiškai bet kuris naujas darbuotojas gali atlikti darbą, kuomet daro viską žingsnis po žingsnio.

Geriausia strategija, kurią iki šiol esu stebėjęs – pačioje pradžioje verslo savininkas (ar įmonės vadovas) savo darbuotojams pristato sisteminio mąstymo idėją ir tada visi kartu imasi tvarkyti sugedusią ar trūkstamą sistemą, kuri ir kuria didžiausią vargą versle.
Rezultatas: reikalam sutvarkyti veiksmai „nugula” vienas po kito, kaip sistema.

Kodėl šiam precesui reikia visų komandos narių? Dėl to, kad kiekvieno nario indėlis, pastangos ir įžvalgos apie „kaip viskas gali būti padaryti geriausiai?” prisideda prie visų įsitraukimo, kuriančio įmonės bendradarbiavimo kultūrą ir pastovų gerėjimą/augimą įvairiose situacijose.

Žodis Kaizen (kilmė – Japonija. Kai – pokytis, Zen – geras), kaip terminas versle plačiai naudojamas gamybinėse įmonėse ir bendrai reiškia „pagerinimą”. Šią idėją/metodiką taikančiose organiazcijoje visi yra įtraukti į pastoviai vykstantį procesą, padedantį kurti geresnį rezulatą.
Tai tarsi planavimas, pastovus pergalvojimas, naujų situacijų matymas ir pan. (labai dera prie strateginio darbo, aprašyto šiame blog’o įraše)

Jūsų verslo sistemos juodraštis

Pirmasis išsibandymas kuriant sistemą yra Jūsų pradžios taškas. Bus sunku (ok, neįmanoma) stebėti ir matuoti pokytį, jei nežinote nuo ko pradėjote tvarkyti reikalus.
Lengviausias ir paprasčiausias būdas yra pasiimti rašiklį, lapą popieriaus ir surašyti visus žingsnius, kurie atliekami, kai tą užduotį darot pats(-i).

Tada šią instrukciją perduokit kitam žmogui, kad ir jis galėtų atlikti aprašytus veiksmus ir gautų tą patį rezultatą.
Taip pamatysit ar kas nors nėra praleista.

Užima laiko… Taip, užima. Kaip ir tas kasdienis darbas, tik čia yra galimybė to kasdienio, pasikartojančio darbo daryti mažiau.
Papildomai dabar investuojamas laikas kuriant sistemas suteiks daugiau laisvės, dažnesnių užduočių delegavimų tada, kai norėsis atsitraukti ar imtis kitų svarbių darbų.

Ir ne tik tai. Aprašytų sistemų turėjimas leidžia susikurti pastovumą ir nuspėjamumą. Kuomet Jūsų įmonės daromų veiksmų seka yra pastovi ir vis pakartojanti rezultatus, kurių laukiat Jūs ar Jūsų klientai/partneriai, tuomet Jūsų verslas tampa labiau patikimu.

Pasitikėjimas yra verslo pagrindas, kuris garantuoja didesnę apyvartą, augantį pelną, laimingesnius žmones, dirbančius tame versle. Kuris iš verslo savininkų norėtų, kad būtų priešingai?

Tai yra visų bendras gėris. Ir didelis.

Aš asmeniškai tai praėjau. Išbandžiau savo kailiu, ką reiškia padaryti sprendimus, kurių nebuvau tinkamai apgalvojęs, o ir padaręs tuos sprendimus, nesirengiau skirti laiko ir dėmesio įsigyto verslo sutvarkymui. Galvojau, kad ir taip viskas pavyks, kai rinka didelę, ekonomika auga ir pan.

Tai mane labai daug ko išmokė. Supratau, kad padariau klaidą, tačiau buvo sunku prisiversti ją taisyt. Buvau pasiruošęs nurašyti tuos sprendimus nuostoliams ir būčiau sutikęs su bet kokiu pasiūlymu, kad tik kas nors būtų nuėmės tą galvos skausmą.

Laimei, kad pripažinau sau, jog dar yra dalykų, kuriuos galiu sutvarkyt. Vienas jų – pateikti siūlymą perimti nišinio verslo dalį. Tiko net tai, kad parduosiu jį „į minusą”. Tik kol ruošiau pasiūlymą, pamačiau, kad nišoje, kurioje veikia mano verslo modelis, nebuvau padaręs viską, ką reikėjo.
Net ir atitinkamą veiklą vystantis entrepreneris nebus pilnai užsidegęs veikti vien dėl to, kad žinos tik apie pasiūlą ir paklausą.

Aprašiau procesą, patiekiau planus, jų įgyvendinimo metodikas ir pardaviau. Neuždirbau iš to, kiek planavau (tiksliau būtų – norėjau) pradžioje, tačiau pamačiau, kiek daug daugiau galimybių atveria toks pasiruošimas.
Pagal šią (vėliau šiek tiek koreguotą) sistemą buvo ir toliau vystoma ta pati nišinė veikla kitoje šalyje, o su nauju savininku palaikome partnerišką ryšį ir iki šiol.

Tai ir augimas, ir santykis, ir verslumas.
Man šios vertybės yra svarbiausios. Dėl to man labai rezonuoja, kad Systems Business Coach misija, kuri prasidėjo Kanadoje, toliau randa erdvės ir kitose šalyse.
Tai tik pradžia. Vėliau bus daug daugiau.

Su SBC autore Beverlee Rasmussen susipažinom Prahoje vykusioje konferencijoje ir daugiau nei metus trukęs bendravimas virsta į platesnę partnerystę.
[užsirašiau sau į 2021-ųjų planus, kad Lietuvoje verslo koučerių reikės daugiau. Vėliau pradėsiu dairytis ir Latvijoj, Estijoj, Lenkijoj…, ech, tie planai 🙂 ]

Sistemizuoti procesus, pritaikyti juos kasdienėje verslo aplinkoje, savo komandoje – užima laiko IR tai visiškai verta.

Kas jeigu procesai Jūsų įmonėje vyktų sklandžiai ir pelningai, kai nėra skirtumo ar Jūs esate „darbe”, ar ne?

Sistemis mąstymas bei tų sistemų aprašymas ir yra sprendimas

Kuo anksčiau pradėsit tai daryt, tuo greičiau turėsit daugiau laisvės (juk tai ir buvo vienas iš dalykų, kurio norėjot prieš įkurdami verslą).
Kviečiu pradėti tuo domėtis dažniau ir nusimatyt tam laiko savo darbų kalendoriuose.
Daugiau informacijos galima rasti ir knygose (LT sprendimas – „Verslo mitas”, ENG variantas – „Tinking in systems”, kituose Level Up – Verslui blog’o įrašuose ar programose/webinaruose, kuriuos vedu. Artimiausias – sausio 14-ą dieną).